WorkFlowArk®Gestão de agência
Ferramentas de gestão para agência de marketing: categorias
Ferramentas de gestão para agência de marketing: veja as categorias que uma operação precisa cobrir e como escolher sem pagar por sistema demais.
As ferramentas de gestão para agência de marketing se dividem em poucas categorias: gestão de tarefas, aprovação com o cliente, CRM, propostas e contratos, financeiro e comunicação. Escolher bem é cobrir essas frentes com o menor número possível de sistemas que conversem entre si.
Muita agência chega a usar cinco ou seis ferramentas separadas. Cada uma resolve um pedaço, mas ninguém enxerga o cliente inteiro. O resultado é dado repetido, cobrança esquecida e equipe cansada de trocar de aba. Este texto organiza o que cada categoria faz, para você decidir o que realmente precisa.
Gestão de tarefas e projetos
É a categoria mais conhecida. Serve para saber quem faz o quê e até quando. O formato mais usado em agência é o quadro Kanban, com colunas que representam as etapas do trabalho.
O que olhar:
- Dá para organizar por cliente, com o escopo do mês?
- A equipe consegue ver o que é dela sem ler o quadro todo?
- Existe visão de prazo e de carga de trabalho?
- Os arquivos ficam anexados à tarefa?
Ferramentas genéricas de projeto funcionam, mas costumam exigir adaptação para a lógica de agência, em que o mesmo cliente tem dezenas de entregas pequenas e recorrentes.
Aprovação de conteúdo com o cliente
Esta categoria costuma ser esquecida, e é onde a agência mais perde tempo. Quando a aprovação acontece em grupo de mensagens, o conteúdo se mistura com conversa solta e não existe registro claro do que foi aprovado.
Uma boa ferramenta de aprovação permite enviar o post por link, mostra como ele ficará no feed e registra a decisão do cliente. Se o cliente precisa criar login para aprovar, a adesão cai, então vale priorizar o acesso por link simples.
CRM
O CRM organiza a venda: quem entrou em contato, em que estágio está a negociação, qual é a próxima ação e quem cuida. Para agência, o essencial é pouco: lista de oportunidades, funil visual e histórico de contato.
Atenção para não comprar um CRM pensado para equipes de vendas grandes. Agência pequena precisa de algo que a equipe realmente abra todo dia, não de dezenas de campos que ninguém preenche.
Propostas e contratos
Aqui entram modelo de proposta, geração de contrato e assinatura. O ganho está em não refazer documento do zero a cada cliente e em ter o aceite registrado. Assinatura por link evita impressão, escaneamento e idas e vindas por e-mail.
O ponto de atenção é a ligação com o resto. Se a proposta aceita vira projeto e cobrança de forma automática, a agência economiza um trabalho manual que costuma gerar erro.
Financeiro
O financeiro de agência vive de contratos mensais. Por isso a ferramenta precisa mostrar com clareza:
- Faturamento e receita recorrente.
- Contas a pagar.
- Inadimplência por cliente.
- DRE, o demonstrativo do resultado do mês.
Planilha serve no começo, mas perde força quando há muitos clientes e cobranças em datas diferentes. O risco é descobrir o atraso tarde demais.
Comunicação interna
Mensageiros e chats são úteis para conversa rápida. O erro é usá-los como lugar de decisão. Combinado de escopo, aprovação e prazo deve ficar na tarefa ou no projeto, onde qualquer pessoa da equipe encontra depois.
Sistema integrado ou várias ferramentas?
Existem dois caminhos. Um é montar a pilha com a melhor ferramenta de cada categoria e ligá-las por integrações. O outro é usar um sistema único que cubra as categorias principais.
A pilha montada dá flexibilidade, mas exige manutenção e custa mais para a equipe aprender. O sistema único reduz a troca de abas e mantém o cliente em um só cadastro, mas pode ter módulos menos profundos que os de uma ferramenta especializada.
O WorkFlowArk, sistema de gestão criado pela Ark (agência de marketing de Brasília) para a própria operação e aberto a outras agências, segue o caminho do sistema único. Reúne Kanban da equipe, projetos por cliente, aprovação de posts por link sem login, CRM, propostas e contratos com assinatura por link, financeiro, acesso por papel e white label com a marca da agência. Foi pensado a partir da rotina real de uma agência, não de uma equipe de produto qualquer.
Como decidir sem errar
Faça uma lista curta de critérios antes de olhar qualquer demonstração:
- Quais dores você sente hoje: atraso de aprovação, cobrança, falta de visão do cliente?
- Quantas pessoas vão usar e com quais papéis?
- Quantos clientes a agência tem agora e quantos quer ter?
- O sistema precisa mostrar a sua marca para o cliente?
Teste com clientes de verdade durante o período de avaliação. Ferramenta que só funciona em demonstração não resolve rotina.
Perguntas frequentes
Qual a primeira ferramenta que uma agência deve adotar?
Quase sempre, a de tarefas por cliente, porque ela organiza a operação diária. Em seguida vêm aprovação e financeiro, que são as duas áreas onde a desorganização mais custa dinheiro.
Vale a pena usar um sistema só?
Vale quando a equipe sofre com troca constante de ferramenta e com dado repetido. Se a agência já tem uma ferramenta especializada que funciona muito bem, pode manter e integrar.
O que observar no preço?
Veja se o valor é por usuário ou por número de clientes, e o que acontece quando a carteira cresce. Prefira um período de teste para medir o uso antes de assinar.
Se quiser avaliar um sistema único para a rotina da sua agência, o WorkFlowArk oferece teste de 30 dias para você testar com sua carteira real.